ТЕХНИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА оказываемых Услуг по организации мероприятия «Отандастар Бизнес форум» для соотечественников и этнических казахов, проживающих за рубежом.

 

1. Заказчик: НАО «Фонд Отандастар»

2. Цель закупаемых услуг: Создание единой платформы для объединения казахов всего мира вокруг общих идей. Содействовать использованию потенциала этнических казахов и наших соотечественников, добившихся успехов в различных сферах бизнеса, для развития Казахстана. Укрепление связей казахов всего мира и бывших соотечественников с Казахстаном. Участие в повышении интеллектуального уровня населения страны, увеличении человеческого капитала, укреплении экономической ситуации и привлечении новых инвестиций.

 

2.1 Поставщик обязуется оказать Заказчику услуги по проведению мероприятия 12-13 сентября 2024 года с участием приглашенных на Форум 100 гостей, в том числе не менее 50 иностранных делегатов, с организацией панельных и пленарных заседаний.

 

3. Квалификационные требования к поставщикам услуг.

Для своевременного и качественного оказания услуг и достижения конечной цели Поставщик должен представить в качестве показателей качественных услуг, предоставляемых в составе технической спецификации, следующую информацию и документы:

1. 1.  Электронная и печатная презентация компании или лейбла в качестве основного портфолио;
   2.  Описание компании или лейбла в текстовом документе;
   3.  Календарно-тематический план мероприятия;
   4.  Концепция и идеологическая направленность всего мероприятия.

 

4. Закупаемые услуги

Проведения пленарных и панельных сессий – 1 день.

 

4.1 Аренда помещении.

• Основной зал для проведения пленарных и панельных сессий (вместительностью не менее 200 человек) – 1 ед;
• Конференц-зал для проведения двусторонних встреч – 1 ед;
• Фойе – 1 ед;
• Помещение для проведения ужина – 1 ед;
• Помещение для организации кофе-брейка, обеда/ужина – 1 ед;

 

4.2. Требование к местам проживания иностранных делегатов.

Поставщик должен обеспечить проживание участников в 3 или 4-звездочном отеле. Срок проживания составляет не менее двух ночей. Количество мест проживания составляет не менее 50 человек (точное количество согласовывается с Заказчиком), с размещением в 1 и/или 2 местных номерах.

 

4.3 Подготовка и оформление.

Поставщик обеспечивает надлежащую подготовку и оформление помещений до проведения Форума:

1. 1. 1. подготовка зоны регистрации: брендированный стол для регистрации -1 шт., печать баннера размером 5м*3м - 1 шт. с  металлоконструкции для баннера (дизайн согласовывается с Заказчиком);
      2. основной зал – зал для проведения пленарных и панельных сессий Форума, рассчитанный на не менее 200 человек, включая: дисплей LED Display Wall, дублированный LED Display Wall, подиум, Президиум (кресло и пьедестал в количестве 10 комплектов), брендированная трибуна спич – 1 шт., суфлеры – не менее 2 шт.;
      3. структура зала: инсталляции, выставочные павильоны (количество и состав определяется Заказчиком), цветочное оформление;
      4. обеспечение беспроводного интернета, а также монтаж коммутационного оборудования, управление коммутатором, маршрутизатором, точкой доступа в интернет со скоростью не менее 500 мбит/с.
      5. Поставщик осуществляет регистрацию участников (операторы - количество определяется Поставщиком, оборудование, расходные материалы). Заказчик после заключения договора уведомляет Поставщика о дате начала регистрации.

 

4.4 Техническое оснащение.

Техническое оснащение основного зала:

• звуковое оборудование: микшерные консоли и периферия, акустические системы, оборудование автономного мониторинга (количество оборудования определяется в соответствии с утвержденными эскизами декораций);
• конференц-оборудование: пульты с громкоговорителями – не менее 10 шт., кликеры – не менее 2 шт., модуль управления не менее 1 шт., запись mp3 не менее 1 шт.);
• световое оборудование: световые консоли усилители сигнала, сетевое оборудование и периферия, роботизированные осветительные приборы с газоразрядной лампой, роботизированные световые устройства с Led источниками света, статические световые устройства с Led источниками света (количество оборудования определяется по утвержденным эскизам декораций);
• видеооборудование: видеосервер не менее 1 шт., пультовые системы подачи сигналов и периферийное оборудование; светодиодные экраны (LED Display Wall pixel pitch 3mm, размер модуля 500×500 мм), не менее 100 кв.м., суфлеры (плазменные ЖК-панели, 50 дюймов) (количество оборудования определяется по эскизам утвержденных декораций);
• Конструкции сцен, электрические цепные подъемники и такелажное оборудование интеллектуальной системы подъема грузов, сценические конструкции типа Layher (количество оборудования определяется в соответствии с утвержденными эскизами декораций);

 

4.5 Поставщик должен обеспечить проведение экспертизы промышленной безопасности в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.

 

4.6 Производство графического- и видео- материалов.

• Осуществление организации и контроля за подготовкой и созданием творческого и производственного съемочного процесса, видеоматериалов и сопутствующих мероприятий в соответствии с требованиями, установленными Заказчиком;
• видеосъемка производится на профессиональном оборудовании Поставщика;
• видео-анонс (промо) мероприятия на двух языках (казахский, английский)- хр  – 1-2 мин;
• отчетный (итоговый) видеоролик - короткий сюжет, собранный на основе снятого видеоматериала всего мероприятия) – хр 10-15 мин;
• Характеристика смонтированного материала. Full HD 25к/с 1920*1080. Bitrate 20. В формате Mp4.
• Поставщик в период проведения Форума обеспечивает фотографирование всего мероприятия (панельная и пленарное заседание, экскурсии, питание, приезд и отъезд приглашенных лиц) а также их монтаж и/или обработка.
•  Поставщик в период проведения Форума обеспечивает приглашение представителей республиканских и местных средств массовой информации (СМИ), включая телевидение, новостные порталы и печатных изданий, для освещения мероприятия.
•  Поставщик обеспечивает публикацию о проведенном форуме в ведущих республиканских и местных СМИ (не менее 6 информационных материалов – 2 в республиканских печатных изданиях, 4 в новостных блоках информационных агентств и социальных сетях).

4.7 Транспортное обслуживание.

В дни проведения Форума Поставщик обеспечивает трансфер:

• • • • «встреча – проводы гостей, а также иная развозка по маршрутам города» (при этом Заказчик должен предоставить Поставщику точный список участников, подлежащих перевозке).

Поставщик должен обеспечить перевозку маршрутным, автобусным и легковым транспортом. Количество транспортных средств определяется Поставщиком самостоятельно в зависимости от количества участников, подлежащих перевозке.

 

4.8. Организация питания.

            Поставщик организовывает питание участников Форума:

• 2 кофе-брейка на 100 человек в день проведения Форума;
• обед и ужин не менее 50 человек в первый день;
• обед и ужин не менее 50 человек во второй день;
• обеспечение участников на месте проведения Форума питьевой водой в бутылях (объемом 0,5 л., в стеклянной бутылке) – не менее 300 единиц.

Меню согласовывается с Заказчиком дополнительно.

Поставщик должен соответствовать следующим требованиям:

• обеспечить соблюдение санитарно-гигиенических требований, а также качественное приготовление пищи;
• обеспечить своевременное приготовление блюд и их доставку;
• обеспечить необходимое количество обслуживающего персонала, обеспечивающего качественное и оперативное обслуживание.

 

4.9.  Полиграфические услуги.

Поставщик осуществляет печать бейджей с брендированным ланъярдом (количество не менее 100 штук). Заказчик предоставляет брендбук (фирменный стиль).

Поставщик обеспечивает гостей раздаточным материалом (используя логотип «Фонда Отандастар» и Форума) (по предварительному согласованию с заказчиком), в том числе:

• подготовка программы Форума и ее распечатка – не менее 100 экземпляров;
• подготовка и печать флаеров, содержащих информацию о «Фонде Отандастар» – не менее 100 экземпляров;

• подготовка буклетов Форума (формат А4 (210×297 мм), полноцветная печать) – не менее 100 экземпляров;
• изготовление авторучек (механизм: нажимной; цвет чернил – синий; материал: металл, пластик, с нанесением логотипа  Заказчика не менее 1-2 цвета) – не менее 100 шт.;
• изготовление блокнотов (формат А5 (148х210 мм), 80 стр, мягкий переплет, крепление – пружина, с нанесением логотипа  Заказчика) – не менее 100 шт;
• изготовление папки-беговка – не менее 100 шт;
• бумажные пакеты (формат А3, с нанесением логотипа  Заказчика) – не менее 100 шт;
• изготовление методических пособий – не менее 100 шт;
• изготовление брендированных футболок для волонтеров – 20 шт;
• изготовление брендированных бейсболок (кепка) для волонтеров – 20 шт;
• изготовление сувениров для иностранных участников Форума менее 50 человек.

 

4.10. Услуги переводчика.

• Синхронный перевод с русского на казахский для участников Форума – не менее 9 часов.
• Синхронный перевод с казахского на русский для участников Форума – не менее 9 часов..
• Синхронный перевод с английского на казахский  для участников Форума – не менее 9 часов.

 

  4.11. Координаторы / волонтерские службы.

Координаторы координируют работу на всех должностях, в которых участвуют волонтеры в дни мероприятия (встреча – проводы, размещение в отеле, работа на месте, регистрация гостей). 4.12. оплата труда участников мероприятия (модератор, артисты, казахстанские спикеры, зарубежные спикеры).

Поставщик организует обзорную экскурсию для иностранных участников Форума по достопримечательностям города Алматы, не менее 50 человек (фактическое количество участников и программа экскурсии предварительно согласовываются с Заказчиком). 

  

4.12. Основные требования.

Качество оказываемых услуг должно отвечать международным стандартам проведения подобных мероприятий. Поставщик самостоятельно обеспечивает материально-техническую базу для оказания услуг.

В ходе оказания услуг Заказчик и Поставщик проводят консультации, на которых рассматриваются промежуточные результаты оказанных услуг.

Заказчик передает Поставщику имеющуюся информацию и сведения о мероприятии, необходимые для оказания услуг Поставщиком.

 

4.13. Порядок рассмотрения и приемка оказанных услуг.

По итогам проведения Форума Поставщику необходимо в течение 10 дней, с даты окончания оказания услуг, подготовить отчетность о результатах оказанных услуг и представить Заказчику:

•  отчет об итогах оказанных услуг по подготовке и организации Форума на бумажном (альбомы в количестве не менее 1 экз.) и электронном носителе;
•  образцы полиграфической продукции;
•  фото и видео материалы на электронном носителе (права на авторство остаются за Заказчиком);
• Все фото и видео материалы и образцы полиграфии являются собственностью Заказчика.

Прием оказанных услуг осуществляется в соответствии с технической спецификацией на основании подготовленного отчета о результатах оказания услуг и утверждается актом сдачи-приемки оказанных услуг. По окончании представления отчета о результатах оказанных услуг исполнитель направляет заказчику подписанный акт сдачи-приемки оказанных услуг в двух экземплярах. Заказчик принимает Услуги и в случае отсутствия замечаний направляет исполнителю один экземпляр подписанного акта. Датой завершения оказания услуги является дата подписания Сторонами акта.

 

Потенциальные поставщики услуг могут направлять

свои коммерческие предложения в срок до 21 августа 2024 года

по адресу: г. Астана, ул. Кунаева 12/1, 3 этаж, Департамент по работе с зарубежными кандасами или по электронной почте: info@oq.gov.kz