Техническая спецификация по организации международного «Форума ученых» с участием соотечественников-ученых, проживающих за рубежом

1. Заказчик: НАО «Фонд Отандастар»

2. Цель форума:     
Создание открытой площадки для взаимодействия казахстанских и зарубежных казахских ученых, обмена научными проектами, исследованиями и инновациями, а также формирование глобальной научной сети для совместного решения актуальных вопросов в различных областях науки.

3. Потенциальный поставщик обязан предоставить услуги по организации мероприятия в г. Астана 21 ноября 2025 года с участием не менее 150 гостей, включая как минимум 40 иностранных делегатов, а также провести панельные сессии и пленарное заседание.

4. Квалификационные требования к поставщикам услуг: 
Исполнитель должен обеспечить своевременное и качественное оказание услуг в соответствии с технической спецификацией, с достижением конечной цели мероприятия.

5. Виды приобретаемых и предоставляемых услуг:

• Конференц-зал для проведения пленарных и панельных сессий (вместимость не менее 150 человек, площадь не менее 500 кв.м) – 1 ед.;
• Фойе – 1 ед.;
• Помещение для организации кофе-брейка и обеда – 1 ед.;
• Зона регистрации;
• Стол для регистрации – 1 шт.;
• Металлическая конструкция размером 5м х 3м – 1 шт. (дизайн предоставляет Заказчик);
• Основной зал для пленарных и панельных сессий (на не менее 150 человек), включая:
  • LED-дисплей,
  • Подиум,
  • Президиум (не менее 5 комплектов кресел и тумб),
  • Трибуна для выступлений – 1 шт.,
  • Суфлеры – не менее 2 шт. 
    (Структура зала согласовывается с Заказчиком);
• Профессиональный ведущий для проведения форума;
• Сувениры для иностранных гостей – 40 шт. (согласовываются с Заказчиком).

6. Фото- и видеосъемка форума:

• Качественная фото- и видеосъемка мероприятия для отчетности и архивных целей;
• Прибытие съемочной группы за 30 минут до начала мероприятия;
• Фото: не менее 100 обработанных фотографий;
  • Формат: JPEG, высокое качество (не менее 300 dpi), оригиналы + обработанные версии;
• Видеосъемка:
  • Длительность: на протяжении всего мероприятия;
  • Итоговое видео: смонтированный промо-ролик не менее 10 минут с музыкальным сопровождением;
  • Формат: Full HD (1920x1080) или 4K (при необходимости);
  • Файл: MP4;
  • Техника: не менее 1 видеокамеры;
  • Штативы, стабилизаторы (gimbal), осветительное оборудование (при съемке в помещении);
  • Микрофоны для записи звука (накамерные, петличные и т.д. – при необходимости).

7. Транспортные услуги (для иностранных гостей):

• В дни проведения Форума Исполнитель предоставляет трансфер (не менее 2 единиц, каждая вместимостью не менее 18 человек, на срок не менее 7 часов).Перевозка по городу согласно заявке Заказчика;
• Исполнитель должен предоставить микроавтобусы, автобусы и легковые автомобили. Количество транспортных средств определяется Исполнителем в зависимости от количества участников.

8. Организация питания (кофе-брейк, обед):

• В день проведения форума Исполнитель обеспечивает питание участников;
• Не менее:
  • 1 кофе-брейк – на 60 человек;
  • 1 обед – на 40 человек (на 2 дня);
• Обеспечение участников питьевой водой в бутылках (объем 0,5 л) – не менее 100 шт.;
• Меню согласовывается с Заказчиком.

Требования:

• Соблюдение санитарно-гигиенических норм;
• Своевременное приготовление и доставка блюд;
• Обеспечение достаточного количества обслуживающего персонала для качественного и оперативного сервиса.

9. Услуги синхронного перевода:

• Синхронный перевод с русского на казахский и с казахского на русский (8 часов);
• Обеспечение техническим оборудованием для синхронного перевода как минимум для 40 человек (8 часов);

10. Полиграфические услуги:

• Программа мероприятия – 100 экз.;
• Бейджи с лентой – 100 экз.;
• Фирменные ручки – 100 экз.;
• Фирменные блокноты – 100 экз.;
• Баннер 3м х 5м – 1 шт.

 

  11. Гостиница должна обязательно находиться на левом берегу города Астаны, иметь категорию не менее 3 звёзд и состоять как минимум из 40 одноместных номеров (на 2 суток). Кроме того, расстояние от гостиницы до места проведения мероприятия не должно превышать 3 километров.

Исполнитель обеспечивает проживание и питание делегации / участников Форума, в соответствии со следующими условиями:

1. В стоимость номера должен входить завтрак в ресторане отеля;
2. Ежедневная замена постельного белья и влажная уборка не реже одного раза в сутки;
3. Номера должны быть оборудованы: цифровым телевизором, телефоном, кондиционером, сейфом, душем, а также предоставлен доступ к Wi-Fi (Интернет).
4. Размещение участников необходимо производить в одноместных номерах. В каждом номере наличие штор на окнах обязательно;
5. В номере должны быть: 1 халат, комплект полотенец, набор гигиенических принадлежностей на одного человека (мыло и др.), фен;
6. В каждом номере должны быть оборудованы душевая и туалетная комнаты;
7. Отель должен располагать объектом общественного питания (ресторан, кафе) внутри здания;
8. Стоимость договора должна включать услуги питания для участников, с организацией широкого ассортимента блюд и продуктов, включая фирменные. Исполнитель гарантирует обеспечение участников питанием из качественных и безопасных для здоровья продуктов. В случае угрозы жизни и здоровью участника вследствие питания в отеле, а также при причинении вреда здоровью, исполнитель несет полную ответственность;
9. Здание отеля для временного проживания должно быть обеспечено круглосуточной охраной, бесперебойной подачей холодной и горячей воды, системой отопления, канализацией, вентиляцией, кондиционированием воздуха, а также соответствовать санитарно-эпидемиологическим требованиям, предъявляемым к объектам коммунального назначения.

12. Основные требования:

• В процессе оказания услуг Заказчик и Исполнитель проводят консультации, рассматривают промежуточные результаты;
• Заказчик предоставляет всю имеющуюся информацию о мероприятии, необходимую для оказания услуг;
• По итогам проведения форума Исполнитель в течение 10 календарных дней подготавливает отчет о результатах оказанных услуг;
• Отчет должен быть предоставлен в бумажном виде (не менее 1 экземпляра) и на электронном носителе;
• Фото- и видеоматериалы на электронном носителе остаются у Заказчика и являются его собственностью;
• Приемка услуг осуществляется на основании отчета и технической спецификации, с оформлением акта сдачи-приемки;
• После предоставления отчета Исполнитель направляет Заказчику подписанный акт сдачи-приемки в двух экземплярах;
• Заказчик принимает оказанные услуги и, при отсутствии замечаний, возвращает подписанный акт в одном экземпляре;
• Дата завершения оказания услуг – дата подписания акта обеими сторонами.

 

Потенциальные исполнители могут направить свои предложения до 6 октября 2025 года по адресу:      
г. Астана, ул. Кунаева, 12/1, или по электронной почте: info@oq.gov.kz.