Шетелде тұратын отандас ғалымдардың қатысуымен халықаралық «Ғалымдар форумы» ұйымдастыру бойынша техникалық сипаттамасы

1. Тапсырыс беруші: «Отандастар қоры» КЕАҚ.

 

2. Форумның мақсаты – қазақстандық және шетелде тұратын қазақ ғалымдарының арасында өзара ықпалдастық орнатып, ғылыми жобалар, зерттеулер мен инновациялар алмасуға мүмкіндік беретін ашық алаң құру. Сонымен бірге, ғылымның түрлі салаларындағы өзекті мәселелерді бірлесе шешу үшін жаһандық ғылыми желі қалыптастыру.

 

3. Әлеуетті өнім беруші Тапсырыс берушіге Астана қаласында кемінде 40 шетелдік делегатты қоса алғанда, Форумға шақырылған 150 қонақтың қатысуымен 2025 жылдың 21 қарашасында іс-шараны өткізу және Панельдік сессияларды және пленарлық отырысты ұйымдастыру жөнінде қызметтер көрсетуге міндетті.

 

4. Қызмет көрсетушілерге қойылатын біліктілік талаптары:

Қызметтерді уақтылы және сапалы көрсету және түпкілікті мақсатқа қол жеткізу үшін Орындаушы техникалық ерекшелік құрамында ұсынылатын қызметтерді сапалы орындау.

 

5. Сатып алынатын және көрсетілетін қызметтер түрі:

• Пленарлық және панельдік сессияларды өткізуге арналған негізгі зал (сыйымдылығы 150 адамнан кем емес, 500 шаршы метрден кем болмайтын) конференц-зал – 1;
• Фойе – 1;
• Кофе-брейк, түскі ас ұйымдастыруға арналған үй-жай – 1.
• Тіркеу аймағын болуы;
• Тіркеуге арналған үстел -1 дана;
• Металл конструкциясымен көлемі 5м*3м - 1 дана (дизайн Тапсырыш беруші тарапынан);
• Негізгі залды – кемінде 150 адамға арналған форумның пленарлық және панельдік сессияларын өткізуге арналған зал, оның ішінде: LED дисплейі, подиум, Төралқа (кемінде  5 жиынтық санындағы кресло мен тұғыр), спич трибунасы – 1 дана, суфлерлер – кемінде 2 дана;
• Залдың құрылымы Тапсырыс берушімен келісіледі);
• Форумды жүргізетін кәсіби жүргізушімен қамтамасыз ету;
• Шетелден келген қонақтарға берілетін сыйлық (сувенир) 40 дана, Тапсырыс берушімен келісіледі.
   

6. Форумды фото және бейне түсірілімдерімен қамтамасыз ету:

• Іс-шара барысын сапалы түрде фото және бейне арқылы тіркеу, кейін оны есеп беру немесе архивтік мақсаттарда қолдану;
• Іс-шара басталуынан 30 минут бұрын келу;
• Фото саны: кемінде [мысалы: 100] өңделген сурет;
• Формат: JPEG, жоғары сапада (кемінде 300 dpi), түпнұсқасы + өңделген нұсқалары.

Бейне түсірілім:

• Түсіру ұзақтығы: іс-шара толық өтетін уақыт;
• Бейне ұзақтығы: кемінде 10 минуттық промо-ролик (монтаждалған, музыкалық сүйемелдеуімен);
• Формат: Full HD (1920x1080) немесе 4K (егер қажет болса);
• Файл пішімі: MP4;
• Кемінде 1 бейнекамера немесе видеотүсіруге арналған техника;
• Штативтер, стабилизаторлар (gimbal), жарықтандыру құрылғылары (егер жабық ғимаратта түсірілсе);
• Аудио жазуға арналған микрофондар (бум-микрофон немесе петличка — қажет жағдайда);

7. Көліктік қызметі (Шетелден келген қонақтарды тасымалдау үшін):

• Форум өткізілетін күндері Орындаушы трансферді (Сыйымдылығы 18 адамнан кем емес, 2 дана әр қайсысы кем дегенде 7 сағаттан) қамтамасыз етеді;
• Қала ішендегі бағыттар бойынша тасымалдау қызметі (Тапсырыс беруші өтінімі бойынша);
• Орындаушы микроавтобуспен, автобус және жеңіл көліктермен тасымалдауды қамтамасыз етуі тиіс. Көлік құралдарының санын тасымалдауға жататын қатысушылар санына қарай Орындаушы дербес айқындайды.

 

8. Форум барысында кофе-брейк, түскі ас ұйымдастыру:

• Орындаушы форум өткізілетін күні форумға қатысушылардың тамақтануын ұйымдастырады;
• Кем дегенде  60 адамға арналған 1- кофе-брейк,
• Кем дегенде  40 адамға арналған 1- түскі ас форум өтетін күні (2 күнге);
• Форум өтетін орында қатысушыларды бөтелкедегі (көлемі 0,5 л.) ауызсумен қамту – кемінде 100 дана;
• Мәзір Тапсырыс берушімен қосымша келісіледі.

 

Орындаушы келесі талаптарға сай болуы керек:

• Cанитарлық-гигиеналық талаптардың сақталуын, сондай-ақ тағамның сапалы дайындалуын қамтамасыз ету;
• Тағамдардың уақтылы дайындалуын және олардың жеткізілуін қамтамасыз ету;
• Сапалы және жедел қызмет көрсетуді қамтамасыз ету үшін қызмет көрсету персоналының қажетті санын қамтамасыз ету.

 

 9. Ілеспе аудармашы қызметтері:

• Форумға қатысушылар үшін орыс тілінен қазақ тіліне синхронды аударма (8 сағат);
• Форумға қатысушылар үшін қазақ тілінен орыс тіліне синхронды аударма (8 сағат);
• Кемінде 40 адамға ілеспе аудармаға арналған техникалық құрал-жабдықтармен қамтамасыз ету (8 сағат).

 

10. Полиграфиялық қызметтер:

• Бағдарлама шығару – 100 дана;
• Бейджіктер бауымен – 100 дана;
• Қаламсап логотипті – 100 дана;
• Блокноттар логотипты – 100 дана;
• Баннер 3*5 – 1 дана.
   

 11. Қонақ үй Астана қаласының сол жағалауында орналасуы міндетті, кемінде 3 жұлдызды болуы және 40 бір орынды нөмірден тұруы тиіс (кем дегенде 2 тәулік). Сонымен қатар, қонақүйдің іс-шара өтетін жерден қашықтығы 3 км-ден аспауы қажет.

Орындаушы делегацияның /қатысушылардың қонақ үйде тұруы мен тамақтануын ұйымдастырады:

1) бөлме құнына қонақ үй мейрамханасындағы таңғы ас кіреді;

2) төсек жабдықтарын тәулігіне бір рет ауыстыру, тәулігіне 1 рет ылғалды жинау;

3) бөлмелер жабдықталған: Сандық теледидар, телефон, кондиционер, сейф, душ, Wi-Fi (Интернет);

4) қатысушыларды бір жатын орынды бөлмеге орналастыру қажет. Терезелерде перделердің болуы міндетті;

5) бөлмелерде: 1 дана халат және сүлгі, 1 адамға арналған сабын керек-жарақтары,  фен болуы тиіс;

6) бөлмеде себезгі және дәретхана бөлмелерінің болуы;

7) ғимараттың ішінде қоғамдық тамақтану қарастырылған қонақ үй;

8) шарттың құны қатысушылар үшін тамақтану қызметтерін көрсетуді қамтиды және бұйымдар мен тағамдардың, оның ішінде фирмалық тағамдардың кең ассортиментімен ұйымдастырылуы тиіс. Орындаушы қатысушылардың денсаулығына зиян келтірмейтін сапалы тамақ өнімдерімен, бұйымдармен және тағамдармен тамақтануды ұйымдастыруға кепілдік береді. Қонақ үйде тамақтану салдарынан қатысушының өмірі мен денсаулығына қауіп төнген жағдайда, сондай-ақ денсаулығына зиян келтірілген кезде Орындаушы толық жауапты болады;

9) уақытша тұруға арналған қонақ үй ғимараты тәулік бойы күзетпен, сумен жабдықтау (суық және ыстық су), жылумен жабдықтау, су бұру, желдету, ауа баптау жүйелерінің үздіксіз жұмысымен қамтамасыз етілуге және коммуналдық мақсаттағы объектілерге қойылатын санитариялық-эпидемиологиялық талаптарға сәйкес келуге тиіс.

12. Негізгі талаптар:

• Қызмет көрсету барысында Тапсырыс беруші мен Орындаушы консультациялар жүргізеді, онда көрсетілген қызметтердің аралық нәтижелері қаралады;
• Тапсырыс беруші Орындаушыға Қызмет көрсету үшін қажетті іс-шара туралы қолда бар ақпаратты және мәліметтерді береді;
• Форумды өткізу қорытындысы бойынша Орындаушы қызметтер көрсету аяқталған күннен бастап 10 күнтізбелік күн ішінде көрсетілген қызметтердің нәтижелері туралы есепті дайындап Тапсырыс берушіге ұсынуы қажет;
• Форумды дайындау және ұйымдастыру бойынша көрсетілген қызметтердің қорытындылары туралы есеп қағаз түрінде (саны 1 данадан кем емес) және электрондық тасығышта;
• Электронды тасымалдағыштағы фотосуреттер мен бейнематериалдар Тапсырыс берушіде қалады және оның меншігі болып табылады;
• Көрсетілген қызметтердің қабылдануы, қызметтердің нәтижелері туралы дайындалған есептің негізінде техникалық ерекшелікке сәйкес жүзеге асырылады және көрсетілген қызметтерді тапсыру-қабылдау актісімен бекітіледі. Көрсетілген қызметтердің нәтижелері туралы есепті ұсыну аяқталғаннан кейін Орындаушы Тапсырыс берушіге көрсетілген қызметтерді тапсыру-қабылдаудың қол қойылған актісін екі данада жібереді.
• Тапсырыс беруші Қызметтерді қабылдайды және ескертулер болмаған жағдайда, Орындаушыға қол қойылған актінің бір данасын жібереді. Қызмет көрсетуді аяқтау күні тараптардың актіге қол қойған күні болып табылады.

 

Әлеуетті қызмет орындаушылар өз ұсыныстарын 2025 жылғы 6  қазанға дейінгі мерзімде Мекен-жайы: Астана қ., Қонаев  к-сі, 12/1, кеңсеге немесе электрондық пошта арқылы: info@oq.gov.kz