Шетелде тұратын отандастар мен этникалық қазақтар үшін «Отандастар Бизнес форумын» ұйымдастыру қызметтерін іске асыру бойынша ТЕХНИКАЛЫҚ СИПАТТАМА

 

1. Тапсырыс беруші: «Отандастар қоры» КЕАҚ.

 

2. Сатып алынатын қызметтердің мақсаты: Әлемдегі қазақ азаматтарын біртұтас, ортақ идеялар төңірегінде біріктіру үшін бірыңғай алаң құру. Бизнестің әр түрлі саласында табысқа жеткен этникалық қазақтар мен отандастарымыздың әлеуетін Қазақстанның дамуына пайдалануға ықпал ету. Дүниежүзіндегі қазақтардың және бұрынға отандастардың – Қазақстанмен байланысын нығайту. Ел халқының интеллектуалдық деңгейін өсіруге, адам капиталын арттыруға, экономикалық жағдайын күшейтуге және жаңа инвестицияларды тартуға атсалысу.

 

2.1. Әлеуетті өнім беруші Тапсырыс берушіге Алматы қаласында кемінде 50 шетелдік делегатты қоса алғанда, Форумға шақырылған 100 қонақтың қатысуымен 2024 жылдың 12-13 қыркүйекте іс-шараны өткізу және Панельдік сессияларды және пленарлық отырысты ұйымдастыру жөнінде қызметтер көрсетуге міндетті.

 

3. Қызмет көрсетушілерге қойылатын біліктілік талаптары.

Қызметтерді уақтылы және сапалы көрсету және түпкілікті мақсатқа қол жеткізу үшін Орындаушы техникалық ерекшелік құрамында ұсынылатын сапалық қызметтердің көрсеткіштері ретінде келесі ақпарат пен құжаттарды ұсынуға тиіс:

1. 1. Компанияның немесе лэйблдың негізгі портфолиосы ретінде электронды және басып шығарылған презентациясы;
   2. Мәтіндік құжаттағы компанияның немесе лэйблдың сипаттамасы;
   3. Іс-шараның күнтізбелік-тақырыптық жоспары;
   4. Бүкіл іс-шараның тұжырымдамасы мен идеологиялық бағыты.

 

4. Сатып алынатын қызметтер.

Панельдік сессиялар және пленарлық отырыс - 1 күн.

 

4.1 Үй-жайларды жалға алу.

• Пленарлық және панельдік сессияларды өткізуге арналған негізгі зал (сыйымдылығы 200 адамнан кем емес) – 1;
• Екі жақты кездесулер өткізуге арналған Конференц-зал – 1;
• Фойе – 1;
• Кешкі ас өткізуге арналған үй-жай – 1;
• Кофе-брейк, түскі ас ұйымдастыруға арналған үй-жай – 1.

 

4.2 Шетелдік делегаттардың қонақ үйде тұруы.

Орындаушы қатысушылардың 3 н/е 4 жұлдыздық қонақ үйде кемінде екі түн және кемінде 50 адамның тұруын қамтамасыз етуі керек, 1 немесе 2 орындық бөлмелерде (нақты саны Тапсырыс берушімен келісіледі).

 

4.3 Құрылымы және безендіру.

Орындаушы форум өткізілгенге дейін үй жайлардың тиісті құрылысын және ресімделуін қамтамасыз етеді:

1. 1. 1. тіркеу аймағын салу: бренділенген тіркеуге арналған үстел -1 дана, металл конструкциясымен көлемі 5м*3м баннер- 1 дана (дизайн Тапсырыш берушімен келісіледі);
      2. негізгі залды – кемінде 200 адамға арналған форумның пленарлық және панельдік сессияларын өткізуге арналған зал, оның ішінде: LED Display Wall дисплейі, дубляжды LED Display Wall, подиум, Төралқа (10 жиынтық санындағы кресло мен тұғыр), брендтелген спич трибунасы – 1 дана, суфлерлер – кемінде 2 дана;
      3. залдың құрылымы: инсталляциялар, көрме павильондары (саны мен құрамын Тапсырыс беруші айқындайды), гүлмен безендіру;
      4. Сымсыз интернетті қамтамасыз ету, сонымен қатар коммутациялық жабдықты монтаждау, коммутаторды, маршрутизаторды басқару, интернетке кіру нүктесі кемінде 500 мбит/с.

 

4.4 Техникалық жарақтандыру.

Негізгі залды техникалық жарақтандыру:

• дыбыстық жабдық: микшерлік консольдер мен перифериялар, акустикалық жүйелер, дербес мониторинг жабдығы (Жабдық саны декорациялардың бекітілген эскиздеріне сәйкес анықталады);
• конференц-жабдық: дауыс зорайтқышы бар пульттер-кемінде 10 дана, кликерлер - кемінде 2 дана, басқару модулі кемінде- 1 дана, mp3 жазу кемінде - 1 дана);
• жарық жабдықтары: Жарық консольдері сигнал күшейткіштері, желілік жабдықтар мен перифериялар, газ разрядты шамы бар роботталған жарықтандыру құрылғылары, жарық көздері лэд бар роботталған жарық құрылғылары, жарық көзі лэд бар статикалық Жарық құрылғылары (Жабдық саны декорациялардың бекітілген эскиздеріне сәйкес анықталады);
• бейне жабдықтар: кемінде 1 дана бейне сервер, сигнал берудің пульттік жүйелері және перифериялық жабдық; жарықдиодты экрандар (LED Display Wall pixel pitch 3mm, 500×500 мм модуль өлшемі), кемінде 100 шаршы метр, суфлерлер (плазмалық СК панельдері, 50 дюйм) (Жабдық саны бекітілген декорация эскиздеріне сәйкес анықталады);
• Көріністердің конструкциялары, жүктерді интеллектуалды көтеру жүйесінің Электр тізбекті көтергіштері және такелаждық жабдықтар, Layher үлгісіндегі сахналық конструкциялар (Жабдық саны декорациялардың бекітілген эскиздеріне сәйкес айқындалады).

 

4.5 Өнім беруші Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарына сәйкес өнеркәсіптік қауіпсіздікке сараптама жүргізуді қамтамасыз етуге тиіс.

 

4.6 Графикалық және бейне материалдар өндірісі.

• Тапсырыс беруші белгілеген талаптарға сәйкес шығармашылық және өндірістік түсірілім процесін, бейнематериалдар мен ілеспе іс-шараларды дайындау мен құруды ұйымдастыруды және бақылауды жүзеге асыру;
• Іс-шараны жариялау үшін республикалық және жергілікті бұқаралық ақпарат құралдарының (БАҚ), оның ішінде теледидардың, жаңалықтар порталдарының және баспа басылымдарының өкілдерін шақыруды қамтамасыз ету
• Өткізілген шара туралы ақпараттың жетекші республикалық және жергілікті БАҚ-та жариялануын (кемінде 6 ақпараттық материал – 2 республикалық баспа басылым, 4 ақпарттық агенттік тің жаңалық блогында және әлеуметтік желілерде) қамтамасыз ету.
• бейнетүсірілім Орындаушының кәсіби жабдығында жүргізіледі;
• іс-шараның екі тілде (қазақ, ағылшын тілдерінде) хабарландыру ролигі – 1-2 мин;
• есепті бейнеролик (бүкіл оқиғаның түсірілген бейнематериалы негізінде жиналған қысқа сюжет)- 10-15 мин;
• Форум барысында Орындаушы негізгі зал мен залды суретке түсіруді қамтамасыз ету;

- Монтаждалған материалдың сипаттамасы. Full HD 25K / с 1920*1080. Bitrate 20. Mp4 форматында.

 

4.7 Көліктік қызмет көрсету.

Форум өткізілетін күндері Орындаушы трансферді қамтамасыз етеді:

•  «күтіп алу-шығарып салу орындары, және т.б. қала ішендегі бағыттар бойынша тасымалдау» қызметі (Тапсырыс беруші өтінімі бойынша) .

Орындаушы микроавтобуспен, автобус және жеңіл көліктермен тасымалдауды қамтамасыз етуі тиіс. Көлік құралдарының санын тасымалдауға жататын қатысушылар санына қарай Орындаушы дербес айқындайды.

 

4.8 Тамақтануды ұйымдастыру.

Орындаушы форум өткізілетін күні форумға қатысушылардың тамақтануын ұйымдастырады:

• кем дегенде 100 адамға арналған 2-кофе-брейк форум өтетін күні;
• бірінші күні кем дегенде 50 адамға арналған түскі және кешкі ас;
• екінші күні кем дегенде 50 адамға арналған түскі және кешкі ас;
• форум өтетін орында қатысушыларды шыны бөтелкедегі (көлемі 0,5 л.) ауызсумен қамту – кемінде 300 дана.

Мәзір Тапсырыс берушімен қосымша келісіледі.

Орындаушы келесі талаптарға сай болуы керек:

• санитарлық-гигиеналық талаптардың сақталуын, сондай-ақ тағамның сапалы дайындалуын қамтамасыз ету;
• тағамдардың уақтылы дайындалуын және олардың жеткізілуін қамтамасыз ету;
• сапалы және жедел қызмет көрсетуді қамтамасыз ету үшін қызмет көрсету персоналының қажетті санын қамтамасыз ету.

 

4.9 Полиграфиялық қызметтер.

       Орындаушы қатысушыларды тіркеуді жүзеге асырады (операторлар - санын Орындаушы айқындайды, жабдық, шығын материалдар). Шарт жасалғаннан кейін Тапсырыс беруші Орындаушыға тіркеудің басталу күні туралы хабарлайды.

       Орындаушы брендтік ланъярдпен (саны кемінде 100 дана) бейдждерді басып шығаруды жүзеге асырады. Тапсырыс беруші брендбук (бренд стилін) ұсынады.

       Орындаушы делегаттарға арналған таратпа материалдарымен (Отандастар қорының және форум логотиптерін қолдана отырып) қамтамасыз етеді (тапысрып берушімен алдын-ала келісіп), соның ішінде:

• форумның бағдарламасын дайындау және оны басып шығару – кемінде 100 дана;
• Отандастар қоры туралы ақпаратты қамтитын флаерларды дайындау және оны басып шығару – кемінде 100 дана;
• форум буклеттерін дайындау (А4 форматы (210×297 мм), толық түсті басып шығару) - кемінде 100 дана;

• қаламсап жасау (механизмі: басылатын, сиясының түсі: көк, материал: металл; пластик, кемінде 1-2 түсті Тапсырыс берушінің логотипімен ) - кемінде 100 дана;
• Тапсырыс берушінің логотипімен блокноттарды дайындау (А5 форматы (148х210 мм), 80 бет, жұмсақ түптеу, бекітуі - серіппелі) - кемінде 100 дана;
• Тапсырыс берушінің логотипімен папка-беговка – кемінде 100 дана;
• қағаз пакеттер (А3 форматтағы) – кемінде 100 дана;
• әдістемелік құралдар дайындау - кемінде 100 дана;
• волонтерлерге арналған брендті футболкалар өндірісі - 20 дана;
• волонтерлерге арналған брендті бейсболка өндірісі - 20 дана
• шетелдік қонақтар үшін 50 данадан кем емес сувенир;

 

4.10 Аудармашы қызметтері.

• Форумға қатысушылар үшін орыс тілінен қазақ тіліне синхронды аударма;
• Форумға қатысушылар үшін қазақ тілінен орыс тіліне синхронды аударма;
• Форумға қатысушылар үшін ағылшын тілінен қазақ тілне синхронды аударма.

 

4.11 Үйлестірушілер / еріктілер қызметтері.

Үйлестірушілер іс-шара күндеріндегі еріктілер қатысатын барлық позициялардағы жұмысты үйлестіреді (қарсы алу – шығарып салу, қонақ үйде орналастыру, орналасқан жерде жұмыс істеу, қонақтарды тіркеу).

4.12 Іс-шараға тартылған қатысушылардың еңбегіне ақы төлеу (модератор, әртістер, қазақстандық спикерлер, шетелдік спикерлер).

4.13 Орындаушы Алматы қаласының көрікті жерлері бойынша 50 адамнан кем емес форумның шетелдік қатысушылары үшін шақырулы экскурсия ұйымдастырады (қатысушылардың нақты саны мен экскурсия бағдарламасы Тапсырыс берушімен алдын ала келісіледі).

​​​​​​​4.14 Негізгі талаптар.

       Көрсетілетін қызметтердің сапасы осындай іс-шараларды өткізудің халықаралық стандарттарына сай болуы тиіс. Орындаушы қызмет көрсету үшін материалдық-техникалық базаны дербес қамтамасыз етеді.

       Қызмет көрсету барысында Тапсырыс беруші мен Орындаушы консультациялар жүргізеді, онда көрсетілген қызметтердің аралық нәтижелері қаралады.

       Тапсырыс беруші Орындаушыға Қызмет көрсету үшін қажетті іс-шара туралы қолда бар ақпаратты және мәліметтерді береді

 

​​​​​​​4.15 Көрсетілген қызметтерді қарау және қабылдау тәртібі:

       Форумды өткізу қорытындысы бойынша Орындаушы қызметтер көрсету аяқталған күннен бастап 10 күнтізбелік күн ішінде көрсетілген қызметтердің нәтижелері туралы есепті дайындап Тапсырыс берушіге ұсынуы қажет:

• форумды дайындау және ұйымдастыру бойынша көрсетілген қызметтердің қорытындылары туралы есеп қағаз түрінде (саны 1 данадан кем емес альбомдар) және электрондық тасығышта;
• полиграфия өнімдерінің үлгілері;
• электронды тасымалдағыштағы фотосуреттер мен бейнематериалдар
• барлық фотосуреттер мен бейнематериалдар, полиграфия өнімдеріне авторлық құқық Тапсырыс берушіде қалады және оның меншігі болып табылады.

       Көрсетілген қызметтердің қабылдануы, қызметтердің нәтижелері туралы дайындалған есептің негізінде техникалық ерекшелікке сәйкес жүзеге асырылады және көрсетілген қызметтерді тапсыру-қабылдау актісімен бекітіледі. Көрсетілген қызметтердің нәтижелері туралы есепті ұсыну аяқталғаннан кейін Орындаушы Тапсырыс берушіге көрсетілген қызметтерді тапсыру-қабылдаудың қол қойылған актісін екі данада жібереді.

       Тапсырыс беруші Қызметтерді қабылдайды және ескертулер болмаған жағдайда, Орындаушыға қол қойылған актінің бір данасын жібереді. Қызмет көрсетуді аяқтау күні тараптардың актіге қол қойған күні болып табылады.

 

Әлеуетті қызмет орындаушылар өз ұсыныстарын 2024 жылғы 21 тамызға дейінгі мерзімде Мекен-жайы: Астана қ., Қонаев  к-сі, 12/1, 5/2 кеңсе электрондық пошта арқылы: info@oq.gov.kz