Қазақша
English
1. Заказчик: НАО «Фонд Отандастар» при Министерстве иностранных дел Республики Казахстан.
2. Цель закупаемых услуг: Создание единой площадки для объединения граждан мира, имеющих казахские корни, как единый, скреплённый общими идеями народ. Повышение единства соотечественников, проживающих за рубежом, выявление профессиональных взглядов на будущее, обмен планами на будущее относительно их исторической родины, презентация достигнутых результатов, разработка конкретных инструментов и проектов по поддержке соотечественников, а также углубление взаимопонимания в их реализации. Демонстрация масштабного значения и работы Фонда.
2.1. Потенциальный поставщик обязан оказать услуги Заказчику по проведению однодневного мероприятия и организации панельных сессий, выставочной ярмарки и пленарного заседания с участием Главы Государства и/или охраняемых лиц РК, при участии не менее 300 приглашенных гостей Форума, включая не менее 150 иностранных делегатов в городе Астана.
3. Квалификационные требования к поставщикам услуг.
В целях своевременного и качественного оказания услуг и достижения цели потенциальный поставщик в качестве показателей качественных характеристик предлагаемых услуг в составе технической спецификации должен предоставить следующую информацию и документы:
3.1. Презентацию компании или лэйбла, как основное портфолио, в электронном и распечатанном виде;
3.2. Описание компании или лэйбла в текстовом документе;
3.3. Календарно-постановочный план мероприятия;
3.4. Концепцию и идеологическую линию всего мероприятия;
3.5. Продемонстрировать предыдущие работы с контентом, как показатель качественного навыка в этой сфере;
3.6. Наличие опыта работы в организации и проведении масштабных мероприятий государственных и квазигосударственных учреждений/организаций;
3.10. Поставщик должен гарантировать свою возможность выезда при необходимости в любой город Казахстана, в т.ч. регионы.
4. Приобретаемые услуги
Количество дней проведения Форума - 1 день.
4.1. Аренда помещений.
Поставщик предоставляет помещение для проведения Форума с вместимостью не менее 300 человек.
Поставщик должен предоставить:
- Основной зал для проведения пленарной и панельных сессий (вместимость не менее 300 человек) - 1;
- Конференц-зал для проведения двухсторонних встреч – 1;
- ВИП-накопитель – 1;
- Фойе – 1;
- Помещение для проведения гала-ужина – 1;
- Помещение для организации кофе-брейка, обеда – 1.
4.2. Проживание иностранных делегатов.
Поставщик должен обеспечить проживание участников в отеле не менее двух ночей, не менее 150 человек (точное количество согласовывается с Поставщиком).
4.3. Застройка и оформление.
Поставщик до проведения Форума обеспечивает соответствующую застройку и оформление помещений:
1) застройка зоны регистрации: стол для регистрации с брендированием - 1 шт, длина стола не менее 5 м., высота 0,75 м., аренда металлоконструкции и печать баннера размером 6м*3м в количестве 1 штука;
2) застройка основного зала – зала проведения пленарной и панельных сессий Форума на не менее 300 человек, в том числе: LED Display Wall основной, LED Display Wall дублирующий, подиум, президиум (кресло и тумба, белого цвета в количестве 10 комплектов), брендированная спич трибуна – 1 шт, суфлеры – не менее 2 шт;
3) застройка холла: инсталляции, выставочные павильоны (количество и состав определяется Заказчиком);
4) предоставление беспроводного сигнала Интернет, включая монтаж коммутационного оборудования, администрирование коммутатора, маршрутизатора, точек доступа на не менее 500 мбит/с;
5) застройка зала проведения гала-ужина:
- LED Display Wall;
- звуковое оборудование.
4.4. Техническое оснащение.
Поставщик должен обеспечить техническое оснащение помещений проведения Форума:
1) Техническое оснащение основного зала:
- звуковое оборудование: микшерные консоли и периферия, акустические системы, оборудование персонального мониторинга (количество определяется согласно утвержденным эскизам декораций);
- конференц-оборудование: пульты с громкоговорителем - не менее 10 штук, кликеры - не менее 2 штук, модуль управления не менее 1 штуки, запись MP3 не менее 1 штуки);
- световое оборудование: световые консоли усилители сигнала, сетевое оборудование и периферия, роботизированные световые приборы с газоразрядной лампой, роботизированные световые приборы с лэд источниками света, статичные световые приборы с лэд источником света (количество определяется согласно утвержденным эскизам декораций);
- видеооборудование: видеосервер не менее 1штуки, пультовые системы передачи сигналов и периферийное оборудование; LED-экранов (LED Display Wall pixel pitch 3 mm, размер модуля 500×500 мм), не менее 100 кв.м, суфлеров (плазменных ЖК-панелей, 50 дюймов) (количество определяется согласно утвержденным эскизам декораций);
- конструкции сцен и ферм, электрические цепные подъёмники системы интеллектуального подъема грузов и такелажное оборудование, сценические конструкции лесового типа Layher (количество определяется согласно утвержденным эскизам декораций);
2) техническое оснащение зала проведения приветственного ужина:
- звуковое оборудование: микшерные консоли и периферия, акустические системы, оборудование персонального мониторинга, стойки, бэклайн (количество определяется согласно утвержденным эскизам декораций);
- видеосервер, пультовая система передачи сигналов и периферийного оборудования, LED Display Wall 6м*3,5 м в количестве 1 штуки.
4.5. Поставщик должен обеспечить проведение экспертизы промышленной безопасности в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.
4.6. Производство графического- и видео- материалов.
Поставщик осуществляет производство:
- логотипа, брендбука Форума;
- видеографики (дежурная заставка, заставки с названиями сессий) – количество по согласованию Сторон;
- ID спикеров (графические видеосюжеты о каждом спикере);
- графического ИНТРО (вступительное видео, построенное полностью или частично на художественной компьютерной графике в сопровождении визуальных и звуковых эффектов, созданных исключительно для данного продукта);
- анонсового ролика на двух языках (за месяц до мероприятия);
- отчетный видеоролик (короткий сюжет, собранный на основе снятого видеоматериала всего события);
Поставщик в период проведения Форума обеспечивает фотографирование основного зала и холла.
4.7. Транспортное обслуживание.
В дни проведения Форума Поставщик обеспечивает трансфер:
- участников Форума по маршруту «место проведения Форума – гала-ужин - отель» не менее 200 человек (При этом Заказчик должен предоставить Поставщику точный список участников, подлежащих перевозке);
- иностранных участников Форума по маршруту «отель – место проведения Форума – отель» не менее 150 человек (При этом Заказчик должен предоставить Поставщику точный список участников, подлежащих перевозке);
- иностранных участников Форума по маршруту «аэропорт – отель – аэропорт» не менее 150 человек (При этом Заказчик должен предоставить Поставщику точный список участников, подлежащих перевозке).
Поставщик должен обеспечить перевозку на микроавтобусах и автомобилях представительского класса. Количество транспортных средств определяется Поставщиком самостоятельно, исходя из количества участников, подлежащих перевозке.
4.8. Организация питания.
Поставщик в день проведения Форума организовывает питание участников Форума:
- кофе-брейк на не менее 300 человек;
- обед на не менее 300 человек;
- Приветственный гала-ужин на не менее 200 человек.
Меню согласовывается с Заказчиком дополнительно.
Поставщик должен соответствовать следующим требованиям:
- обеспечить соблюдение санитарно-гигиенических требований, а также качественное приготовление пищи;
- обеспечить своевременное приготовление блюд и их доставку;
- обеспечить необходимое количество обслуживающего персонала, обеспечивающего качественное и оперативное обслуживание.
4.9. Полиграфические услуги.
Поставщик осуществляет регистрацию участников onsite (операторы - количество определяется Поставщиком, оборудование, расходные материалы). Заказчик после заключения договора уведомляет Поставщика о дате начала регистрации.
Поставщик осуществляет печать бейджей с брендированным ланъярдом (количество не менее 450 штук). Заказчик предоставляет брендбук (фирменный стиль).
Поставщик обеспечивает предоставление делегатского набор, включая:
- изготовление авторучек (механизм: нажимной, цвет чернил - синий, материал: металл; пластик, с нанесением логотипа не менее 1-2 цвета) – не менее 150 шт;
- изготовление бумажных пакетов – не менее 150 шт;
- изготовление блокнотов (формат А5 (148х210 мм), 80 стр, мягкий переплет, крепление - пружина) – не менее 150 шт;
- изготовление буклетов Форума (формат А4 (210×297 мм), полноцветная печать) – не менее 150 шт;
- изготовление папок-беговок – не менее 150 шт;
- изготовление методических пособий – не менее 150 шт;
- изготовление бейджей с ланъярдами для волонтеров – не менее 20 шт;
- производство брендированных футболок для волонтеров – 20 шт.
Поставщик обеспечивает производство национальных сувениров не менее 150 штук.
4.10. Поставщик, при необходимости и запросу Заказчика обеспечивает ПЦР тестирование, в том числе выездное, не менее 20 участников Форума. Список предоставляется Заказчиком.
4.11. Поставщик организовывает выездную экскурсию для иностранных участников Форума на не более 150 человек по достопримечательностям города Астана (Точное количество участников и место экскурсии заранее согласовывается с Заказчиком).
4.12. Основные требования. Качество оказываемых услуг должно отвечать международным стандартам проведения подобных мероприятий. Поставщик самостоятельно обеспечивает материально-техническую базу для оказания услуг.
В ходе оказания услуг Заказчик и Поставщик проводят консультации, на которых рассматриваются промежуточные результаты оказанных услуг.
Заказчик передает Поставщику имеющуюся информацию и сведения о мероприятии, необходимые для оказания услуг Поставщиком
4.13. Порядок рассмотрения и приемка оказанных услуг
По итогам проведения Форума Поставщику необходимо в течение 10 дней с даты окончания оказания Услуг подготовить отчетность о результатах оказанных услуг и представить Заказчику:
• отчет об итогах оказанных услуг по подготовке и организации Форума на бумажном (альбомы в количестве не менее 1 экз.) и электронном носителе;
• образцы сувенирной и полиграфической продукции;
• фото и видео материалы на электронном носителе.
Прием оказанных услуг осуществляется в соответствии с Технической спецификацией на основании подготовленной отчетности о результатах оказанных услуг и утверждается актом сдачи-приемки оказанных услуг. По завершении оказания услуг и представления отчетности о результатах оказанных услуг Поставщик направляет Заказчику подписанный акт сдачи-приемки оказанных Услуг в двух экземплярах.
Заказчик принимает услуги и при отсутствии замечаний направляет Поставщику один экземпляр подписанного Акта. Датой окончания оказания услуг является дата подписания акта сторонами.
Потенциальные поставщики услуг могут напрвлять свои предложения в срок до 4 сентября 2023 года по адресу: г. Астана, ул. Кунаева 12/1, офис 308 или по электронной почте: info@oq.gov.kz