Техническая спецификация на услуги по проведению научно-технической обработки документов НАО «Фонда Отандастар» за 2018 - 2022 годы включительно
Техническая спецификация на услуги по проведению научно-технической обработки документовНАО «Фонда Отандастар» за 2018 - 2022 годы включительно (далее – Техническая спецификация)
Требуются оказатьуслуги научно-технической обработки документов НАО «Фонда Отандастар» за 2018 - 2022 годы включительно (далее – Услуги).
Потенциальный исполнитель при оказании Услуг должен руководствоваться требованиями нормативно-правовых актов Республики Казахстан:
1) Закон РК от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах»;
2) Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденные приказом Министра культуры и спорта РК от 25 августа 2023 года № 236;
3) Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденные приказом Министра культуры и спорта РК от 25 августа 2023 года № 235;
4) Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденный приказом и.о.Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263 (с изменениями на 29 июня 2023 года)
5) СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
6) Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденные приказом Министра культуры и спорта РК от 9 августа 2023 года № 215.
1. Описание услуг
Услуги включают в себя следующее:
1) упорядочение дел и документов по годам с 2018 по 2022 гг;
2) проведение экспертизы ценности документов, подлежащих постоянному и временному хранению с 2018-2022 гг.;
3) составление описи дел постоянного, временного хранения, по личному составу и личных дел уволенных работников с 2018-2022 гг.;
4) составление внутренней описи к делам постоянного хранения, по личному составу и личных дел уволенных работников;
5) составление заголовков дел;
6) оформление титульных и заверительных листов;
7) подшивка дел постоянного хранения, по личному составу в твердую обложку из картона, временного хранения и личных дел уволенных работников в мягкую обложку (от скоросшивателя);
8) нумерация листов в делахпостоянного хранения, по личному составу и личных дел уволенных работников;
9) оформление обложек дел;
10) размещение дел в архивные коробки;
11) составление предисловия и исторической справки к описи;
12) составление акта о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения (при наличии);
13) утилизация документов и дел, не подлежащих хранению (при необходимости).
2. Результаты оказания услуг
Потенциальный исполнитель должен в срок не позднее, установленного настоящей технической спецификацией, передать Заказчику следующие результаты оказанных услуг:
1) историческая справка и предисловие к описи;
2) описи дел постоянного и временного хранения, дел по личному составу, по уволенным работникам;
3) оформленные надлежащим образом и упакованные в архивные коробки дела постоянного, временного хранения,по личному составу, по уволенным работникам;
4) акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения (при наличии);
5) акт утилизация документов и дел, не подлежащих хранению (при необходимости);
6) Протокол экспертной комиссии организации о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения (при наличии) и согласование с местным архивным учреждением (при необходимости).
3. Конфиденциальность
Информации составляющие служебную и коммерческую тайну, а также иная конфиденциальная информация на бумажном носителе должна сохраняться в условиях строгой конфиденциальности и не подлежит продаже, обмену, опубликованию илираскрытию какому бы то ни было лицу каким-либо способом без предварительного письменного согласияЗаказчика.
До предоставления доступа к архивным документам, для выполнения обязательств по договору об оказании услуг, Поставщик обязан предоставить письменное обязательство о неразглашении конфиденциальной информации/охраняемой законом тайне.
4. Объем и стоимость услуг
Потенциальный поставщик в стоимость Услуг должен включить все расходы, связанные с оказанием услуг (в том числе расходные материалы), и представить коммерческое предложение на оказание услуги научно-технической обработки документов 1 (одной) единицы обработанного (готового) дела.
Объем подлежащих научно-технической обработке:
1) документов 600 папок (регистров);
2) дел по уволенным работникам 46 папок.
На момент запроса ценовых предложений предварительное количество обработанных (готовых) 1200 (одна тысяча двести дел) дел.
Общая стоимость услуг по договору будет корректироваться дополнительным соглашением в зависимости от фактического количества обработанных (готовых) переданных по акту оказанных услуг дел.
5. Порядок расчетов
Оплата за оказанные услуги производится безналичным путем на расчетный счет Исполнителя.
Оплата аванса в размере 30 % от общей суммы договора в течении 5 рабочих дней после представлениясчета на оплату.
Окончательный расчет на основании акта оказанных услуг, в соответствии с условиями договора.
6. Срок оказания услуг: до 31 октября 2024 года.
7. Место оказания услуг: г. Астана ул. Д. Кунаева 12/1.
Подача заявки на участие в конкурсе и коммерческого предложения принимаются до 29 марта 2024г. на электронную почту info@oq.gov.kz или по адресу: город Астана, улица Д. Кунаева, 12/1 (здание партии «Аманат»), 3 этаж НАО «Фонд Отандастар».
Қазақша
English
